Digitalización

Digitalizamos cualquier sistema de gestión del cumplimiento, así como otros procesos que no estén incluidos en el ERP de la empresa, moviendo los sistemas clásicos en papel o en carpetas de Windows a Microsoft 365.

El conjunto de programas de Microsoft 365, partiendo de un sitio de SharePoint, puede cubrir el 100% de las necesidades de un sistema de gestión del cumplimiento.

Programas utilizados

Sharepoint

SharePoint

Gestión documental y de datos
(especificaciones y registros)

Power bi

PowerBI

Medición del desempeño
(establecimiento de indicadores)

Otras aplicaciones

OneNote

OneNote

Gestión de actas, notas comerciales…

Forms

Forms

Gestión de encuestas, test de formación…
Power automate

Power Automate

Creación de flujos de trabajo…

Power Apps

Power Apps

Creación de aplicaciones / formularios…

Teams

Teams

Celebración de reuniones y formación a distancia…

Modelo de cómo pueden utilizarse las aplicaciones en las distintas fases de un sistema de gestión del cumplimiento

Digitalización
En conjunto son el grupo de programas ideal para la gestión de un sistema, o varios integrados, de cumplimiento con las siguientes ventajas:

Ventajas de trabajar en la nube

w

Compartir información

Acceso remoto y multidispositivo

~

Mayor seguridad

Actualizaciones continuas

Ventajas aplicables a un sistema de gestión del cumplimiento

R

Entorno Microsoft

Se sigue trabajando con los programas habituales (Word, Excel, PowerPoint…)

R

Planificación

Mediante avisos, recordatorios…
R

Interface

Navegación muy intuitiva y sencilla para los usuarios con la creación de páginas, así como la actualización de los registros a través de formularios.
R

Escalable

Puede convivir la gestión antigua en carpetas, con lo nuevo mediante gestión documental y bases de datos (bibliotecas y listas de SharePoint)
R

Mejora de la eficiencia

Ahorro de tiempo en búsquedas, mejor análisis de datos, utilización de menos archivos, ausencia de archivos duplicados…
R

Gestión de permisos

Por áreas o departamentos e incluso a elementos, documentos, con posibilidad de dar accesos externos.
R

Auditabilidad

Los sistemas son fácilmente auditables, incluso a distancia.

Ejemplo

Una incidencia puede registrarse desde un teléfono móvil con fotografías que se adjuntan al registro de forma inmediata, con SharePoint y/o Power Apps, y en el mismo momento aparecer en el análisis de datos o indicadores a través de PowerBI.

Mediante Power Automate, esa incidencia puede llegar a las personas que deseemos.

móvil ejemplo
SharePoint

Share Point

Pueden, por ejemplo, gestionarse áreas:

Generales de un sistema de gestión:

  • Gestión documental.
  • Incidencias, no conformidades, acciones correctivas y de mejora.
  • Evaluación de proveedores.
  • Evaluación de riesgos.
  • Gestión de la formación.

Otras (No gestionadas por el ERP)

  • Gestión de proyectos
  • Gestión de compras (Recepción de pedidos)
  • Gestión de RRHH.
  • Gestión de partes de trabajo.
  • Inspecciones (Check-list o notas)
PowerBi

Power Bi

Mediante un correcto proceso de extracción y transformación de datos, creación del modelo y una correcta visualización atendiendo las necesidades del negocio, puede automatizarse la analítica de datos y obtención de indicadores.

Lo que va a facilitar la toma de decisiones y el establecimiento de objetivos.